Como Administrar o Tempo Para o Trabalho, Família e Diversão? Você Consegue Identificar Quais as Três Tarefas Que Mais Tomam Tempo do Seu Dia? O seu dia é preenchido com imprevistos? Suas Reuniões São Produtivas?
A administração do tempo de um gestor é uma questão que tem sido assunto frequente e, principalmente, alvo de preocupação por parte de um grande número de pessoas.
Então, dedicar-se ao trio “trabalho”, “família” e “diversão” (muitas vezes decrescente nesta ordem) tem sido a tônica para muitos indivíduos, que veem sua agenda lotada de compromissos e seus afazeres diários tomarem conta de boa parte do seu tempo útil.
Poucas gerentes têm noção de quanto valor o tempo pode representar, especialmente quando falamos em termos financeiros; porém, cada vez menos pessoas tendem a efetuar ações para melhorar tal situação, e continuam a desperdiçar seu tempo.
Antes de tudo, é preciso modificar a visão que temos sobre as tarefas que ocupam a maior parte de nosso tempo disponível. Diante disso, sugerimos que você analise as condições abaixo, tentando responder às perguntas:
- Você consegue identificar quais as três tarefas que mais tomam tempo do seu dia? Se isto não for tão fácil, provavelmente você ainda não estabelece uma lista mínima de prioridades a cumprir.
- Destas atividades, quais podem ter seu tempo de elaboração reduzido? Tente analisar cada uma separadamente, e diminua o tempo de execução quando possível.
- O seu dia é preenchido com imprevistos? Será que estas tarefas inesperadas cabem mesmo a você?
- Você sabe dizer não? Ou aceita tudo que é solicitado, mesmo que não tenha tempo? Já parou para pensar como isto toma tempo de você?
- Você sabe avaliar distinguir atividades críticas de atividades urgentes? Não está confundindo os dois termos? A qual você daria mais importante?
- Alguém rouba demais seu tempo? Você não está dando atenção a alguém na hora errada?
- De quantas reuniões você participa diariamente? Você é mesmo indispensável nelas?
- As reuniões, quando indispensáveis para você, são produtivas? É possível resumi-las ao estritamente necessário?
Você conseguiu responder a algumas das questões, ou esta tarefa foi um tanto difícil? Caso você tenha tido dificuldades, ou identificou que realmente não tem cuidado tão bem assim do seu tempo, há uma forte evidência de que é preciso tomar alguma providência quanto a isto, e que seu tempo pode estar sendo desperdiçado por falta de planejamento.
É possível ter o tempo como aliado, e não como habitual adversário. Mas para isso, devemos compreender que a falta de tempo não é consequência do pouco tempo disponível, mas sim do uso racional deste. É possível conseguir grandes progressos quando pensamos o tempo.
Já notou que pensamos em tantos assuntos (trabalho, estudo, vida pessoal, vida familiar, situação econômica, etc.) e quase nunca pensamos na racionalização do tempo?
Quer um exemplo? Antes de viajar costumamos planejar para onde vamos, quanto tempo ficaremos em determinados locais e o que faremos para aproveitar melhor o dia, especialmente se são viagens de férias, não é mesmo?
Notou que, mesmo com pequenos desvios, a probabilidade de fazermos o que já foi previamente acertado é muito grande? Nesta situação somos donos absolutos de nosso tempo, e dele faremos o que bem entender.
Mas por que isto geralmente não acontece no campo profissional?
Planejamento Estratégico do Tempo
1) Situações Que Roubam Seu Tempo: O objetivo dessa atividade é identificar quais as atividades vilãs do dia-a-dia, as quais tomam tempo adicional ou que poderiam ser remanejadas para outras pessoas.
Relacione quais são elas, tentando fazer isso por ordem de ocorrência; ou seja, da atividade que surge mais frequentemente para a menos frequente.
2) Melhorias Para a Administração Racional do Tempo: Após a identificação das atividades que o fazem perder tempo, você mudará agora esta situação e, baseado na primeira atividade, você deverá listar as maneiras de otimizar o tempo desperdiçado ou reduzir o tempo de execução das rotinas necessárias.
