Qual gestor não tem o interesse de ver seu escritório escalando?
Nessa expectativa, muitos líderes acumulam demandas e não contam com suas equipes de uma maneira saudável e produtiva. Esse comportamento pode trazer vários danos ao longo do tempo, como esgotamento emocional, resultados ruins e um time desmotivado.
Para o crescimento da empresa, o ideal é estabelecer a divisão de tarefas a partir de um plano de ação e acompanhar o desempenho do negócio como um todo.
Contar com o talento de seus colaboradores trará mais tempo disponível para se dedicar de forma estratégica às atividades que realmente precisam de sua atenção.
Se você é um líder ou gestor que atua no mercado jurídico por meio de um escritório ou sociedade de advogados, essa leitura é especialmente para você!
Veremos como a implementação de divisão de tarefas é um fator essencial para a expansão empresarial que você deseja.
Estrutura organizacional
Tudo começa com a forma escolhida para alocar as pessoas na empresa. O mais indicado é fazer a definição de cada departamento com seus respectivos cargos e funções.
A partir dessa separação, a análise de desempenho individual e por setor pode ser otimizada, o que aumenta a eficiência do time com o passar do tempo.
Há vários tipos de estruturas organizacionais, e a mais indicada para negócios modernos que querem empoderar suas equipes, é a estrutura horizontal.
Por meio dessa organização, os colaboradores do escritório sabem quais são suas demandas pré-definidas e se desenvolvem com autonomia.
Gestão de tempo
Ter a habilidade de gerenciar melhor o próprio tempo é uma soft skill muito apreciada em ambientes que atuam com alta performance.
Podemos afirmar que a gestão do tempo está intimamente ligada ao sucesso de um escritório de advocacia. É por meio dela que líderes e gestores conseguem espaço em suas agendas para executar ações que têm o potencial necessário para alavancar o negócio.
Aqui, listamos algumas tarefas que podem ser encaixadas na rotina de um tomador de decisões que gerencia bem o seu tempo:
- Busca de novas oportunidades no mercado, observando áreas de atuação que estão em destaque;
- Produção de conteúdos de valor para quem acompanha o escritório no meio digital (redes sociais, Youtube e site);
- Análise da base de dados internos para pensar em novas possibilidades de vendas para carteira de clientes, mitigação de riscos e demais exercícios que podem melhorar os resultados do escritório.
Proximidade com a equipe
Conhecer os talentos que você tem à disposição, facilitará a divisão de tarefas dentro do escritório. Aproveitar determinada aptidão é uma sacada estratégica que o bom gestor deve ter.
Além do mais, as pessoas alocadas em atividades onde possuem maior talento, conseguem concluir projetos com mais rapidez, sem a necessidade de vários reajustes ou mudanças de prazos.
Um segundo olhar interessante que a proximidade com a equipe traz, é poder identificar momentos de insatisfação em relação ao ambiente de trabalho.
Estimular um colaborador desmotivado se torna uma questão para a maioria das empresas. Contudo, o líder que se dedica ao engajamento com seu time e constrói relações de confiança, com certeza se sairá melhor nesse tipo de situação!
Delegação de tarefas
Abra mão de algumas atividades. Esse é o momento de confiar na equipe (olha aqui a confiança novamente) e deixar que cada um execute sua tarefa.
Quem delega se livra da sobrecarga e consegue direcionar o seu olhar para ações mais estratégicas.
A premissa é a seguinte: mantenha o operacional com colaboradores que podem entregar o melhor nessa performance, e concentre-se no tático e estratégico, onde seus know-hows serão melhor aproveitados.
Saiba que a delegação de tarefas é uma das características de um bom líder. Para auxiliar, monte um controle (como os checklists) e eventualmente acompanhe as demandas do seu pessoal.
Apoio de softwares e demais automações
É praticamente impossível nos dias de hoje, gerir um negócio sem utilizar bons softwares. Foi-se o tempo em que tudo era feito por planilhas e mais planilhas.
Há muitos recursos tecnológicos existentes na área da advocacia, oferecidos por meio das chamadas legaltechs e lawtechs, que disponibilizam soluções para os diferentes departamentos que compõem um escritório de advocacia.
Algumas das possibilidades são:
- controle de processos judiciais;
- elaborações de peças e petições;
- controle de produção;
- controle de prazos processuais;
- assinatura eletrônica de documentos;
- controles financeiros (honorários, contas a pagar, notas fiscais, etc);
- posicionamento digital e marketing jurídico para prospecção de clientes;
- CRM (gerenciamento de novos leads e negócios), entre outros.
Essas são somente algumas das atribuições desses softwares. Por fim, não podemos deixar de citar a segurança das informações e cultura data-driven que tais sistemas de automação podem proporcionar para o escritório de advocacia.
Análise de desempenho
Quem vê a delegação de tarefas como algo necessário para melhorar a produtividade, sabe que a etapa de análise de desempenho é tão importante quanto.
Ao acompanhar o desenvolvimento dos projetos e atividades, é possível identificar gargalos e pontos de melhoria a serem trabalhados.
Falhas fazem parte do processo e não devem ser demonizadas. Ao diagnosticar algum erro, busque a solução em conjunto com o seu colaborador, evidenciando o ambiente colaborativo que beneficia a todos.
Conclusão
Agora você já sabe mais sobre como fazer uma divisão de tarefas para escalar o seu escritório de advocacia.
Planeje-se junto com todo o time para estabelecer as mudanças necessárias, visando um único objetivo: a expansão do seu negócio jurídico. Demonstre como esse feito pode beneficiar todos os membros da equipe.
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