Como São Elaborados os Projetos Empresariais? Que Exigências São Necessárias em Termos de Metodologia de um Projeto? Quais São as Principais Categorias de Projetos?
Normalmente os projetos são elaborados partindo-se de um problema ou de uma oportunidade; ou seja, são fatos e dados que foram identificados e apontados no Planejamento Estratégico da organização. Os projetos podem ser elaborados partindo-se de uma demanda de mercado, uma necessidade de negócio ou um pedido do cliente. Além disso, os projetos também podem ser elaborados através de um avanço tecnológico, de uma exigência legal, de uma necessidade social ou de uma necessidade ambiental.
Metodologia de Gerenciamento de Projetos
Existem hoje várias definições para metodologia de gestão de projetos, mas é preciso ficar claro que a metodologia adotada deve ser a que se adapte melhor à empresa e aos projetos por ela gerenciados. Uma metodologia de Gerenciamento de Projetos tem que:
- Ser uma coleção de métodos, técnicas e ferramentas para desenvolvimento de programas e projetos;
- Ser o principal modelo: estabelecido no Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) pelo Project Management Institute – PMI;
- Estabelecer que um projeto deva ser administrado por Gerentes de Projetos e sua equipe, que executarão processos de gerenciamento de projetos;
- Estabelecer que os processos serão executados ao longo do ciclo de vida;
- Estabelecer que os projetos possuam um ciclo de vida;
- Estabelecer que os projetos têm interfaces com as áreas de atuação gerencial da organização;
- Estabelecer que projetos devem ser apoiados por um Escritório de Projetos.
Categorias de Projetos
Diversos tipos de projetos ocorrem nas organizações e, pelas peculiaridades de seus processos de gestão, eles são naturalmente classificados em diversas categorias. As mais conhecidas são listadas abaixo:
1) ADMINISTRAÇÃO: Esses projetos estão acontecendo frequentemente na vida de qualquer organização. Alguns exemplos:
- Campanha para redução de custos;
- Campanha de desburocratização;
- Reorganização de um departamento;
- Implementação de técnicas de GQT (Gerência pela Qualidade Total).
2) PESQUISA E DESENVOLVIMENTO: Trata-se de projetos que objetivam, posteriormente, desenvolver ou melhorar um produto, serviço, processo ou método. Para alguns projetos dessa natureza, é difícil saber, na fase de planejamento, exatamente quando e como se chegará ao produto final e, portanto, apresentam alto nível de risco. Alguns exemplos:
- Pesquisa de um novo sabor para um alimento para gato;
- Pesquisa de um motor de automóvel mais econômico;
- Pesquisa de uma variedade de soja mais resistente aos trópicos;
- Pesquisa de um medicamento para a cura da AIDS.
3) DESIGN: Nesta categoria, temos os projetos de arquitetura, engenharia, vestuário, software, etc. Eles geralmente fazem parte de um projeto maior que envolve uma construção, o desenvolvimento de um novo produto ou de um software. Portanto, eles vão somente até a geração da documentação técnica, da construção de um protótipo, de uma fábrica-piloto ou de um modelo em escala. Geralmente são precedidos por um projeto do tipo pesquisa e desenvolvimento. Posteriormente ao seu término, durante a execução definitiva, o projeto de design é seguido por um projeto de construção, montagem, programação, etc. Assim, as finalidades de um projeto de Design são:
- Especificações detalhadas do produto.
- Instruções sobre montagem e construção.
- Testes em protótipos, fábrica-piloto, modelo em escala.
Alguns exemplos:
- Estudo arquitetônico para uma residência (no Brasil, é comum chamar o produto final desse estudo de “Projeto Arquitetônico”, o que cria uma certa confusão);
- Estudo hidráulico para um prédio;
- Estudo elétrico para uma fábrica;
- Montagem de uma fábrica-piloto de uma indústria química, para testes.
4) CONSTRUÇÃO: Esses projetos geralmente se baseiam em um projeto de engenharia (design) já realizado. A duração desses projetos varia de meses a anos. São projetos em que é possível efetuar a execução de forma bem próxima ao planejado, diferentemente de outros tipos de projetos. Nesses projetos, é mais fácil obedecer aos custos planejados do que aos prazos. Aspectos de segurança também são de fundamental importância devido às severas leis governamentais. Alguns exemplos:
- Construção de um prédio de moradia;
- Construção de uma barragem hidroelétrica;
- Construção de um aeroporto;
- Construção de uma usina siderúrgica;
- Construção de uma ponte.
5) MANUTENÇÃO: Esses projetos consistem em desmontar e reconstruir uma instalação ou produto. São projetos de curta duração, em que o benefício da redução do tempo total em um dia pode, eventualmente, ser medido em milhões. O aspecto-chave aqui é o sequenciamento das atividades e alocação de recursos no exato momento de sua necessidade. Alguns exemplos:
- Manutenção de um alto-forno de uma usina siderúrgica;
- Manutenção de uma torre de refinação de petróleo;
- Revisão de aeronaves.
6) INFORMÁTICA: São projetos relacionados com aplicações para computador e aqui se enquadram tanto os projetos de desenvolvimento de uma nova aplicação como também a aquisição, modificação e a instalação.
Assim, alguns deles se assemelham a projetos de construção (nos quais é possível prever todas as etapas) e outros mais se assemelham a projetos de pesquisa nos quais é muito difícil prever antecipadamente todas as características do produto final e, também, como se chegará a ele.
7) DESENVOLVIMENTO DE NOVOS PRODUTOS: Esses projetos envolvem o desenvolvimento de um produto totalmente novo ou modificações em produtos já existentes. Certamente é uma categoria praticada em todas as empresas nas quais, geralmente, o processo possui um alto nível de padronização. Podem ser vistos de uma forma ampla, abrangendo a pesquisa de mercado, o design e desenvolvimento do produto e dos correspondentes processos de fabricação, a construção da nova fábrica, a produção inicial e a campanha de marketing. Alguns exemplos:
- Desenvolvimento e lançamento de uma nova versão do software Windows;
- Desenvolvimento e lançamento do automóvel Fiat Pálio;
- Desenvolvimento e lançamento de uma nova linha de calçados.
8) EVENTOS: Devido à ampla aceitação da importância da realização de eventos, essa categoria de projetos se profissionalizou muito e existem inúmeras empresas especializadas nela. Alguns exemplos:
- Feira de vestuários;
- Convenção de vendas;
- Show de rock;
- Comício político.
9) INSTALAÇÃO DE EQUIPAMENTOS: Um projeto de instalação de um equipamento pode envolver inúmeras ações. Por exemplo, a instalação de um grande computador envolve:
- Instalação de ar condicionado em um prédio, supermercado, etc.;
- Instalação de equipamentos de automação.
10) MELHORIAS: Os projetos de melhorias de indicadores de desempenho constituem uma imensa gama de projetos que ocorrem em qualquer tipo de empresa. De uma maneira ampla, eles estão intimamente ligados às operações rotineiras que ocorrem em fábricas, escritórios, lojas, etc.
Seu gerenciamento geralmente não exige a aplicação de todo o ferramental de gerenciamento de projetos, mas costuma exigir bons conhecimentos de técnicas de estatística (six sigma black belt) para identificar claramente as causas do problema e apontar soluções.
Geralmente as soluções apontadas exigem conhecimentos de técnicas de Gerenciamento pela Qualidade Total. Eventualmente, uma das soluções apontadas pode ser, por exemplo, a ampliação ou a construção de um novo setor na fábrica e, nesse caso, tem-se um projeto tradicional. Alguns exemplos de gerenciamento de melhorias:
- Diminuição de gastos com transportes de uma empresa transportadora;
- Diminuição do gasto de energia elétrica de um alto-forno siderúrgico;
- Diminuição do tempo de montagem de um produto de uma fábrica;
- Diminuição de retrabalho em um setor de uma fábrica;
