Mesmo que muitas vezes acabemos tratando a eficiência, a eficácia e a efetividade como sinônimos, e de fato são palavras bastante relacionadas, a verdade é que cada um destes conceitos possui significado próprio.
Para que você entenda claramente o que é cada um e como eles podem contribuir para o desenvolvimento do seu negócio, neste texto descrevo o sentido destas palavras trazendo exemplos e dicas para colocá-los em prática.
Qual o significado de cada um dos 3 Es?
Eficiência, eficácia e efetividade são indicadores de resultados, ou seja, são utilizados para medir se as nossas ações estão atingindo o efeito esperado. Por isso, saber distinguir esses três conceitos irá te ajudar a analisar os resultados das estratégias do seu negócio.
Por exemplo: identificar se a instalação de um novo sistema de compras está de fato trazendo mais agilidade para os processos ou se será necessário um treinamento para que a equipe aprenda a utilizar melhor a ferramenta.
Para facilitar a compreensão dos três Es, e desta forma você consiga aplicá-los no dia a dia, segue o significado de cada um deles:
Eficiência é utilizar os recursos da forma mais adequada
Quando falamos de eficiência o que devemos ter em mente é a relação custo/benefício entre os meios e métodos utilizados e os resultados alcançados.
Dentro desta equação devem entrar todos os recursos do negócio como: tempo, dinheiro em caixa, investimentos, colaboradores, instalações, equipamentos, habilidades e competências.
Uma forma de entender a eficácia é comparar o desempenho de dois corretores de imóveis, João e Maria. No período de um mês ambos atingiram a meta de vender 10 casas, no entanto, João precisou de mais visitas e consequentemente gastou mais combustível, por isso ele foi menos eficiente do que a Maria.
A medida da eficiência é bastante utilizada para quando precisamos diminuir custos ou evitar desperdícios. Afinal, ao analisar os índices é possível identificar os principais “gargalos” da empresa e buscar melhorias em cada um deles.
Eficácia é focada em atingir os objetivos e resultados pretendidos
Dentro dos conceitos de eficiência, eficácia e efetividade este é o que dá mais ênfase ao propósito, diferente do anterior onde o objeto principal de análise são os recursos.
Em resumo, a eficácia mede o efeito da ação, por isso é possível ser eficaz e não ser eficiente, conforme o exemplo que utilizei anteriormente ambos os corretores de imóveis, ambos foram eficazes pois atingiram a meta, mas somente a Maria foi eficiente.
Um exemplo prático deste conceito é uma empresa que possui R$1.000,00 para criar em uma nova campanha de marketing e atrair novos clientes, tendo como princípio a eficácia, todo o dinheiro será investido para alcançar o maior número de pessoas possível.
Se tratando da eficácia, a preocupação principal é a qualidade da entrega em si, e não a otimização da operação.
Efetividade é a mensuração dos impactos das ações a longo prazo
Já este avalia se o que foi produzido causou um efeito positivo ou negativo com o decorrer do tempo.
É o caso de uma costureira que ao produzir um vestido utiliza somente a quantidade de tecido, botões e linha necessários, no menor tempo possível e entregando uma bela peça para o cliente.
Muitos consideram que a efetividade é a soma da eficiência e da eficácia, ou seja, a capacidade de otimizar os recursos e atingir o melhor resultado possível.
Mas vale destacar que este indicador só pode ser observado ao longo do prazo, portanto não é possível verificar através dos resultados imediatos se as ações foram de fato eficientes.
Eficiência e eficácia nas empresas
Agora que você já compreendeu com conceitos de eficiência, eficácia e efetividade, proponho uma análise para você identificar em qual dos cenários o seu negócio se encontra:
- Eficiente e eficaz: esta é a situação ideal, onde os processos funcionam de forma perfeita, sem desperdício e atingindo os melhores resultados.
- Eficiente e ineficaz: o custo operacional é baixo, no entanto, as metas não são alcançadas.
- Ineficiente e eficaz: quando o valor de produção é alto, mas os objetivos são atingidos, embora não seja a melhor opção, é preferível ao eficiente e ineficaz.
- Ineficiente e ineficaz: este é o pior cenário possível, pois os custos de produção são altos e os resultados não são alcançados.
Se você ainda não chegou ao estágio de ter uma empresa que seja eficiente e eficaz, no próximo tópico você encontra dicas para atingir esse patamar.
5 dicas para alcançar a eficiência, eficácia e efetividade
Para atingir os melhores resultados dentro destes indicadores é importante fazer e estimular a equipe a tomar atitudes no dia a dia que contribuam para os melhores resultados.
1. Comece organizando o ambiente de trabalho
Manter “a casa arrumada” é o primeiro passo para tornar uma empresa mais eficiente e eficaz. Afinal, muitas vezes perdemos um tempo significativo “tentando nos encontrar” em meio a documentos e processos.
Então, armazene os arquivos físicos e digitais de forma categorizada e de fácil acesso e também mantenha as anotações que fizer durante o dia em um único lugar. Desta maneira você evita perder algo importante.
2. Planejamento para manter o foco
Como é possível avaliar o impacto dos resultados de uma empresa se nem os objetivos estão claramente definidos?
É durante o planejamento que determinamos as metas e avaliamos quais são as melhores formas de atingi-las. Por essa razão é importante definir um caminho.
Outra vantagem é que caso não alcancemos os resultados esperados ainda é possível avaliar quais ações realizadas foram ineficientes ou ineficazes.
3. Estruture os processos
Para aumentar a eficiência e ao mesmo tempo reduzir custos é fundamental dedicar um tempo para coordenar as ações da sua empresa para que elas funcionem como uma engrenagem.
Por exemplo: se uma confeiteira aceita a encomenda de 100 brigadeiros e percebe na metade da produção que está faltando chocolate, precisará parar tudo que está fazendo e ir comprar o produto.
Um processo simples que funcionaria para solucionar o problema é no dia anterior, verificar se todos os itens necessários para a produção do próximo dia estão no estoque.
4. Ofereça treinamentos para a equipe
Um colaborador que tenha eficiência, eficácia e efetividade como características não é fácil de encontrar. Porém se você investir em treinamentos é possível alcançar ótimos resultados.
Além disso, um funcionário capacitado trará melhores ideias e soluções para os problemas que podem surgir dentro da empresa, contribuindo ainda mais para o seu crescimento.
5. Cuide para que a busca por eficiência não seja um empecilho para a inovação
No cenário atual as empresas precisam investir em novas ideias, testar novos produtos e acompanhar as mudanças que acontecem no mercado. Mas o controle excessivo dos processos pode não dar espaço para a criatividade e a inovação.
Então é importante ficar atento para que a busca máxima pela eficiência não prejudique outros elementos essenciais para o sucesso de um negócio.
Depois dessas dicas pode surgir a dúvida: se não tenho as ferramentas necessárias para atingir a eficiência, eficácia e efetividade simultaneamente, o que devo fazer?
De acordo com a teoria, se for necessário escolher um dos indicadores de desempenho, o melhor é priorizar a eficácia, pois é melhor atingir os resultados do que otimizar os recursos, mas não chegar a lugar algum.
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
