Quais São os Pontos Positivos de Um E-Mail Como Tipo de Comunicação Empresarial? Ao Falar em Público, Quais as Principais Dicas Que Devemos Considerar em Relação ao Público-Alvo? Quais São os Outros Gêneros Textuais Utilizados Para Transmitir Mensagens Empresariais?
A redação empresarial é uma forma de determinar a comunicação existente entre as pessoas por meio de papéis, cartas ou outros documentos. Esse tipo de comunicação é bastante usado por empresas, indústrias, bancos e comércio, com o propósito de iniciar, manter ou encerrar relações e transações. Existe certa confusão com relação a redação empresarial e a redação oficial, pois não são a mesma coisa. A redação oficial é uma maneira de se comunicar nos órgãos públicos da administração pública ou indireta, seja no âmbito federal, estadual ou municipal. (LOPES; PORRUA, 2013). Vejamos, então, alguns dos principais gêneros textuais.
O e-mail (correio eletrônico) tem sido uma importante forma de comunicação no ambiente corporativo, cujos pontos positivos são a flexibilidade, a celeridade e o baixo custo. Por meio dele, é possível enviar informações de trabalho por meio de lembretes informais, cartas formais e até mesmo transmissão de documentos. No campo “assunto” do e-mail, deve ser escrito de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. No campo da “mensagem”, é importante optar por escrever parágrafos curtos e não utilizar letras em CAIXA-ALTA (letras maiúsculas, pois isso dá impressão que se está gritando).
Quando há arquivos anexados a mensagem encaminhada deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. Sempre que possível é bastante cuidadoso utilizar o recurso de confirmação de leitura, mas caso não esteja disponível, solicitar a confirmação de recebimento. É necessário também responder às mensagens recebidas o mais rápido possível (LOPES; PORRUA, 2013; CILETTI, 2017).
As cartas comerciais são importantes instrumentos de comunicação que podem ser manuscritas ou impressas, constituindo-se em um documento formal das relações na esfera empresarial. Devem ter um vocabulário simples e claro e estruturas de frases atentando-se para a correção gramatical. Conforme Lopes e Porrua (2013) encontramos gêneros textuais bastante utilizados para transmitir mensagens mais curtas ou mesmo direcionadas a um grande público. Observe a seguir:
- Bilhete: E um gênero usado para comunicações breve. Pode ser um tipo de documento de valor de comprovante (bilhete loteria, ingresso etc.) ou um breve recado escrito para alguém. Não se deve esquecer a assinatura e o destinatário.
- Mala Direta: E um tipo de correspondência que atinge um número grande de pessoas. Deve ter linguagem simples, clara e objetiva, pois destina- se a públicos diferentes, de diferentes classes sociais, objetivos e campos de atuação.
- Release: um material informativo distribuído entre jornalistas antes de eventos, da mídia.
- Convite: E um meio de comunicação pelo qual podemos pedir o comparecimento de alguém a alguma cerimonia. E menos formal e de livre aceitação.
- Convocação: E um instrumento de comunicação mais formal e exige a presença do (a) convocado (a).
Existem outros gêneros textuais. Tais como:
- Avisos que são usados para manter a comunicação social em uma empresa.
- Circulares que são um tipo de escrita de interesse comum, reproduzida em vários exemplares e transmitida a diferentes pessoas ou entidades.
- Atas que são documentos em que se registram as ocorrências de reuniões ou assembleias.
- Contratos que são documentos que expressam acordo de vontades entre as partes, com o fim de adquirir, resguardar, transferir, modificar, conservar ou extinguir direitos.
- Editais que são ordens oficiais, avisos, posturas, citações, que se fixa em local próprio e visível ao público ou se anuncia na imprensa, para conhecimento geral ou dos interessados.
- Convênios que são ajustes ou acordos entre duas ou mais pessoas, ou, ainda, entre empresas para a prática de determinadas ações.
Técnicas de Apresentação Oral
Para falar em público é necessário levar em consideração alguns pontos importantes, como o tipo de público (pequeno, grande, adultos, crianças etc.), suas expectativas e o ambiente em que se dará a apresentação. Segundo Ciampa et al. (2014, p. 93-94), as principais dicas que devemos levar em conta com relação ao público são:
- Idade: Os modos de pensar e aprender são diferentes conforme a idade. Os valores e compreensão de mundo também podem variar de uma geração para outra.
- Gênero: Observar a presença feminina e masculina adaptando a apresentação conforme o modo de ver de cada um.
- Nível Sociocultural: observar a escolaridade, classe econômica e conhecimentos culturais do público.
- Expectativas e Linha de Pensamento: Conhecer as linhas de pensamento, as ideologias e aspirações do público com antecedência.
- Preparo dos Ouvintes: verificar quais são as informações que o público tem sobre o assunto, se são superficiais ou especializadas.
Mas, como devemos nos preparar para fazer apresentações orais seja para falar com um público em um auditório ou mesmo em alguma reunião? Podemos nos preparar por ensaiar as apresentações, utilizar técnicas de fonação, pronúncia e dicção. Na realização da apresentação poderemos nos orientar pelas seguintes dicas:
- Falar com entusiasmo: acreditar no que no que está dizendo.
- Ser claro (a): fale devagar, com clareza e com confiança.
- Enfatizar: dar ênfase ao que está dizendo e as palavras. É preciso saber dar a entonação correta às frases interrogativas, imperativas e exclamativas.
- Ser Natural: deixar a voz sair livremente e sem esforço. Iniciar a apresentação batendo um papo, comentando algo ou contando uma história
- Fazer Pausas: parar, dosar as palavras para não perder o sentido.
- Demonstrar Tranquilidade: não apressar a programação, respeitar o próprio ritmo e o que preparou.
- Cuidado Com a Voz: cuidar muito bem da voz, já que qualquer problema de ordem física ou emocional poderá refletir e promover alterações na voz.
- Atentar-se à Dicção: quanto à dicção é outro elemento importante para falar bem em público, relacionado à pronúncia dos sons das palavras.
- Atentar-se à Linguagem Corporal: prestar a atenção à postura, gesto (falta ou excesso), olhar etc.
- Preste Atenção à Plateia: para olhar tanto para os ouvintes que aprovam o que está sendo falado como para os que não estão.
- Evitar Atitudes: de que sabe tudo, considerar que é melhor que os ouvintes ou dizer assuntos e piadas inconvenientes. (CIAMPA, et al., 2014, p. 95)
No preparo de materiais audiovisuais é bastante útil realizar apresentações com cores claras, letras com tamanho adequado e imagens em quantidade apropriada. Há bons editores de apresentação para realizar isso, como por exemplo, o PowerPoint, Prezi, entre outros. Antes, da apresentação, é bom certificar-se de levar uma cópia dela em um pen drive e enviar para o próprio e-mail ou do organizador do evento ou reunião. Durante a apresentação, é necessário evitar a leitura integral dos slides, lembrando que eles servem de apoio à apresentação.
