Com avanço das regulações, empresas precisam reforçar a proteção de dados e adaptar processos de gestão documental às novas exigências legais e tecnológicas
Em 2026, a segurança digital aplicada à gestão de documentos estará no foco das organizações. Diante de tentativas de golpe, acessos indevidos e vulnerabilidades no ambiente digital, a prioridade será reforçar a proteção. Segundo dados da Fortinet, o Brasil é o segundo país do mundo com maior volume de tentativas de ataque cibernético, em média, mais de 1,3 mil por minuto.
Nesse cenário, a expectativa é que a adoção de medidas de prevenção deixe de ser opcional e passe a integrar a rotina de gestão, influenciando contratações, organização interna, políticas de atendimento, entre outros processos.
As demandas de clientes e fornecedores também contribuem para a maior preocupação com a segurança digital. Processos que envolvem troca de informações, assinatura eletrônica, trabalho remoto e integração de sistemas exigem cuidados.
A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (lei nº 13.709/2018) estabelece as normas para coleta, armazenamento e tratamento de dados. O descumprimento implica sanções. Para além da legislação brasileira, líderes e gestores acreditam que 2026 será um ano decisivo, marcado pela implementação de regulações globais.
De acordo com informações de estudos da Gartner, da PwC e da Cybersecurity Ventures, as tendências regulatórias para o próximo ano são fruto dos muitos encontros de representantes governamentais que marcaram os últimos meses de 2025. Com isso, a projeção é de novas regras e mudanças para diferentes áreas, incluindo a segurança digital, que poderão ser assimiladas por meio do gerenciamento eletrônico de documentos.
Segurança digital é apenas uma das exigências na gestão de documentos
Nesse contexto, há a necessidade de redobrar a atenção às tendências em governança corporativa e compliance, já que a segurança digital é apenas uma parte das exigências de mercado. Entre outras, estão:
Padronização e digitalização de documentos fiscais
A Receita Federal e o Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) divulgaram orientações sobre a entrada em vigor da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) a partir de 1º de janeiro de 2026, conforme previsto na Lei Complementar nº 214/2025, que regulamentou a Emenda Constitucional nº 132 (Reforma Tributária do Consumo).
Entre as obrigações principais e acessórias relativas aos fatos geradores do ano-calendário de 2026, estão a emissão de documentos fiscais eletrônicos com destaque da CBS e do IBS por operação, conforme regras e leiautes definidos em Notas Técnicas; a apresentação quando disponibilizadas, das Declarações dos Regimes Específicos (DeRE); e a prestação de informações fiscais por meio de plataformas digitais, conforme normas técnicas específicas.
Portanto, a partir de 2026, a emissão de documentos fiscais com destaque da CBS e do IBS passa a ser obrigatória, abrangendo, entre outros, a NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, NFS-e, NFS-e Via, NFCom, NF3e, BP-e e o BP-e Transporte Metropolitano.
Em paralelo, alguns documentos fiscais — como a NF-ABI, a NFAg e o BP-e Aéreo — já contam com leiautes definidos, porém terão suas datas de vigência estabelecidas posteriormente.
Por sua vez, outros documentos, a exemplo da NF-e Gás e da Declaração dos Regimes Específicos (DeRE) para determinados setores, ainda se encontram em fase de desenvolvimento, com prazos que deverão ser definidos por meio de atos conjuntos da Receita Federal do Brasil (RFB) e do Comitê Gestor do IBS.
Dessa forma, também será ampliada a regulamentação de fatos geradores que, atualmente, não exigem a emissão de documentos fiscais, assim como serão estabelecidas novas diretrizes para a prestação de informações por meio das plataformas digitais.
Conformidade com a LGPD
Desde a sua vigência, a LGPD transformou políticas, processos, sistemas e estruturas organizacionais. Considerada a base para continuidade de negócios, estabelece pilares como transparência, finalidade, segurança, responsabilização, minimização e governança.
Por isso, a proteção de dados prevê gestão de risco contínua; segurança da informação integrada; monitoramento ativo de ameaças; governança estruturada; processos padronizados de tratamento; evidências documentadas de conformidade; além do envolvimento das áreas de tecnologia, jurídico e gestão.
Para tanto, deverão ser adotadas práticas como autenticação forte, gestão de identidades e acessos, criptografia, SOC e monitoramento 24 horas, detecção comportamental de ameaças, políticas de retenção, backups seguros, governança de nuvem, auditoria contínua e simulação de ataques.
Integração de Inteligência Artificial e automação
A introdução da inteligência artificial generativa vem mudando a forma como as empresas trabalham, e essa transformação deve se intensificar. De acordo com a Gartner, 65% dos CMOs (Chief Marketing Officer) acreditam que a IA mudará suas funções nos próximos dois anos. Isso porque a tecnologia pode realizar tarefas, analisar documentos e automatizar processos.
Nesse caso, quando utilizada corretamente, a conformidade regulatória se torna mais simples e eficiente, permitindo uma economia de recursos e reduzindo os riscos de penalidades.
Para 2026, com o AI Act entrando em vigor, o que está previsto para o mês de agosto, entende-se a chegada da IA com regulamentação. O IA Act é uma legislação proposta pela Comissão Europeia para regulamentação do uso e desenvolvimento da IA na União Europeia.
Portanto, a previsão é que empresas que usam IA em áreas como recursos humanos e infraestrutura sejam afetadas, sendo necessário mapear o uso da IA e classificá-la conforme o nível de risco, pois a falta de transparência nas decisões algorítmicas não será mais aceitável.
Revisão da norma ISO 9001
A revisão da norma ISO 9001, que resultará na ISO 9001:2026, está prevista para setembro do próximo ano. As mudanças apontam para atualizações do cenário atual, incluindo mais ênfase em ética, integridade, cultura da qualidade, gestão de riscos e oportunidades, e adaptação tecnológica.
Entre os pontos que constam na revisão estão: foco em liderança e cultura; gestão de riscos, com abordagem mais proativa para descobrir e aproveitar oportunidades.
Além disso, o ideal é fortalecer a organização contra adversidades; tecnologia e informação documentada; auditorias, com abordagem dos desafios e critérios para auditorias remotas; integração, com adaptação à estrutura de alto nível para melhor coordenação com outras normas ISO, como ISO 14001, ISO 45001; e revisão de normas relacionadas.
Governança e transparência
Entre os destaques para a governança de dados em 2026, segundo o especialista em gerenciamento de dados, Mathew Cawsey, está a conformidade, que deve estar atrelada à transparência.
Os relatórios de sustentabilidade, por sua vez, podem ter um impacto profundo nas organizações, afetando diversos aspectos, como o uso da água, a reciclagem, o fornecimento e o consumo de energia, entre outros.
Contudo, nesse contexto, a integração com IA não apenas simplifica os processos de governança, como também aprimora a qualidade e a confiabilidade geral dos dados. Além disso, uma governança de dados automatizada confere mais agilidade, reduz a probabilidade de erros humanos e assegura que as informações sejam gerenciadas de forma consistente, em conformidade com as políticas e os padrões estabelecidos.
