Planos bem-sucedidos começam com metas bem definidas, pois se as pessoas não sabem para aonde vão nenhuma estrada as levará até lá
Nas organizações, pode-se dizer que, se forem alcançadas, as metas numéricas não darão margem às discussões. Porém, se ao traçá-las, o Gerente não puder quantificá-las, ele deverá definir um alvo mínimo a ser atingido, como por exemplo:
- “A meta do nosso departamento é reduzir em pelo menos 10 % as reclamações de clientes, no próximo trimestre“
Diante disso, o Gerente deverá transformar seus funcionários em pessoas motivadas, pois se ele os envolver no estabelecimento das metas do departamento é muito provável que eles apoiem tais metas como equipe, e não como um simples grupo de pessoas.
Metas são como destino em mapas rodoviários e os planos são as rotas a serem seguidas para alcançar tal destino. Dessa forma, o Gerente deve decidir que tarefas devem ser feitas, por quem, quando e como.
E, depois disso, ele deverá atribuir as responsabilidades aos seus colaboradores, informando-os verbalmente – ou por escrito – dependendo da complexidade do trabalho a ser realizado.
Além disso, o Gerente deve enfatizar os benefícios que seus planos trarão ao grupo – e a cada um dos membros da equipe – tais como a redução da fadiga, a maior produtividade alcançada, maiores ganhos, economia de custos, tempo ou materiais, mais a garantia do emprego e a satisfação em pertencer a uma equipe vencedora.
O Gerente deverá fornecer aos seus colaboradores a oportunidade de perguntar, pois ele não deve supor que estão entendendo suas instruções na primeira vez. Tão logo ele tenha atribuído as tarefas, ele deve dar autoridade para que o colaborador realize suas obrigações sem interrompê-los desnecessariamente.
Deve reunir-se para acompanhamento das operações a fim de esclarecer instruções, responder perguntas e obter feedback. Portanto, ele deve criar o “espírito de competição e compromisso”.
Minimizando os Controles
Os controles medem o ritmo do progresso da equipe, mas não o gerente deve deixar que eles se tornem o enfoque principal. Relatórios, reuniões e outras obrigações reprimem a iniciativa e a criatividade. Mas, o que é um adequado dispositivo de controle? Os melhores dispositivos de controle deveriam:
- Identificar e relatar problemas imediatamente, como por exemplo, dispositivos de controle numérico, os quais supervisionam e relatam o desempenho de equipamentos de produção automatizada
- Ser objetivos; pois um dispositivo de controle é inútil se as pessoas podem manipulá-lo, a fim de parecerem eficiente. Já os controles objetivos reportam resultados idênticos, não importando quem os utilize.
- Ser fáceis de entender, pois se forem confusos as pessoas evitarão usá-lo sempre que possível
- Considerar o retorno a ser obtido. Um controle deve custar menos que as perdas que controla. Ex: restaurantes fast-food permitem a seus clientes servirem suas próprias bebidas, após perceberem que o custo de um empregado servindo cada copo era maior que as perdas relativas aos clientes que se serviam mais de uma vez sem pagar
NOTA: O Gerente deve utilizar fartamente os recursos visuais disponíveis, usando gráficos de linha, gráficos de barra, cronogramas e outros para descrever o que está acontecendo e servir como convergência da energia e compromisso dos funcionários.
Além disso, os recursos visuais mantêm os esforços da equipe concentrados, fornecem ao grupo uma percepção da dinâmica e do progresso e permitem que todos confirmem o progresso, sempre que desejarem.
