A automação simplifica todas as áreas de uma empresa, realizando automaticamente tarefas que você ou um funcionário teriam que fazer manualmente. Você não precisa procurar além da sua caixa de entrada para obter exemplos de automação.
É o e-mail “desculpe, senti sua falta” de um vendedor que acabou de deixar uma mensagem de voz para você. O cupom de aniversário de um restaurante. O lembrete de um varejista de que você adicionou um produto ao carrinho de compras, mas nunca clicou em “comprar”.
Em todos os setores, a automação se tornou a chave para o sucesso: quase 80% das empresas de alto desempenho usam automação de marketing há mais de 2 anos, de acordo com a empresa de pesquisa Gleanster.
Mas a automação não é mais reservada para grandes corporações. Pequenas empresas podem e devem incorporar a automação em todos os aspectos do negócio: desde a captura de leads até o fechamento de vendas, o atendimento aos clientes e a verificação de tarefas rotineiras de escritório fora da lista de tarefas. Quando processos repetitivos são automatizados, os proprietários de pequenas empresas podem dedicar seu tempo aos objetivos que realmente importam, como o crescimento dos negócios.
Os advogados podem automatizar uma parte significativa de seu trabalho com a tecnologia atual. Isso dá ao seu escritório de advocacia a vantagem de poder atender seus clientes e atrair novos negócios com mais eficiência.
Com automação e tecnologia de escritórios de advocacia, você não está tirando o elemento humano da prática. Em vez disso, você gasta menos tempo em tarefas que consomem muito tempo, mas são mais servis e mais tempo em áreas que exigem suas habilidades e conhecimentos.
Pesquisas realizadas pela Automation Research Group durante 2020 e 2021 indicou algumas razões pelas quais a automação é importante e como direcionar os processos rotineiros do escritório de advocacia pode beneficiar sua organização:
– Remover espaço para erro humano relacionado à entrada de dados duplicados.
– Criar uma melhor experiência do cliente quando os processos com os quais eles interagem diretamente são automatizados ou de autoatendimento (como o preenchimento de formulários).
– Aumentar a satisfação dos advogados porque eles podem gastar mais tempo em trabalho faturável e outras atividades geradoras de receita.
– Melhorar a comunicação e a transparência entre a equipe e os clientes do seu escritório de advocacia.
– Diminuir os custos gerais de pessoal e outras taxas associadas a um escritório de advocacia convencional.
Se você é uma empresa individual ou pequena, a automação nivela o campo de atuação, permitindo que você permaneça competitivo com um orçamento menor. Automatizar seu escritório de advocacia pode parecer um cenário mais fácil de falar do que fazer, mas com as etapas certas, a transição fica fácil. Aqui estão sete etapas a serem consideradas ao adicionar novas tecnologias de automação em seus processos diários.
1. Escolha o que automatizar
A chave é começar com uma coisa de cada vez. E, em particular, comece com uma coisa que você não gosta. Agora, pense em todas as tarefas que, se você não tivesse que fazê-las, seria muito mais feliz.
2. Avalie o valor de cada tarefa
Você criou uma lista de todas as coisas que você não gosta de fazer. O próximo passo é decidir quais são bons candidatos para automação. Demora muito para fazer? É repetitivo ou cansativo? Ou, é uma tarefa necessária, mas não faturável? Talvez o mais importante, é sensível ao tempo?
3. Crie um plano
Se você determinar que existem inúmeras tarefas que seu escritório de advocacia poderia se beneficiar com a automatização, crie um plano de ação para poder lidar com as mudanças uma a uma. Você também precisará priorizar a implementação como parte do seu dia a dia sem comprometer a experiência do advogado e do cliente.
4. Ferramentas de automação de pesquisa
Depois de priorizar quais processos automatizar, faça uma pesquisa para encontrar a melhor solução que atenda às suas necessidades, com base em seu cronograma e orçamento de implementação. O Diretório de Aplicativos Clio é um bom lugar para começar sua pesquisa. Se você não encontrar exatamente o que está procurando, ferramentas se-isto-então-aquilo como o Zapier podem ajudá-lo a automatizar ações entre ferramentas específicas.
5. Desenvolva um plano de gerenciamento de mudanças
A mudança tecnológica pode ser desconfortável e intimidante para sua equipe, portanto, certifique-se de que eles estejam cientes do plano e tenham treinamento adequado para a transição mais fácil. É sempre melhor comunicar a mudança cedo.
6. Revise e repita
Embora parte das vantagens da implementação da automação seja que você pode “configurar e esquecer”, sempre haverá uma vantagem em reavaliar regularmente seus processos ao longo do tempo. Há muitas oportunidades para personalizações usando ferramentas de automação, e cada fornecedor oferecerá seus próprios recursos exclusivos, portanto, nunca seja complacente com sua tecnologia. Além disso, pedir regularmente feedback da equipe e dos clientes ajudará você a descobrir oportunidades valiosas de melhoria – e mais economias em despesas gerais.
A automação de documentos é exatamente o que parece: criação de documentos mais rápida e fácil. Assim como os programas de software de preparação de impostos, as ferramentas robóticas de redação de documentos funcionam apresentando aos usuários um questionário que eles podem preencher facilmente com suas informações. As respostas são coletadas e registradas automaticamente em um caso. Essas informações podem ser inseridas em um modelo de documento e devolvidas para aprovação.
A melhor forma de aproveitar essa ferramenta é permitir que os próprios advogados tratem da automação diretamente no Microsoft Word. Como eles têm mais conhecimento sobre o assunto e se familiarizarão rapidamente com os modelos e o programa, os advogados que automatizam seus documentos poderão manter melhor seus modelos de documentos a longo prazo, sem precisar recorrer à intervenção de especialistas de TI.
Além de poder simplificar o processo de redação de documentos jurídicos complexos, a automação de documentos também permite que as empresas reduzam sua dependência de horas faturáveis. Você pode repassar essas economias aos seus clientes, ao mesmo tempo em que aumenta a lucratividade da empresa. Em vez de levar dias, os documentos podem ser redigidos em questão de minutos com menos erros, custos e ineficiências que afetam o processo de redação tradicional.
Outro benefício importante da automação de documentos é poder compartilhar e reter conhecimento em toda a sua empresa. Quando um advogado sai para ingressar em outra empresa, sua experiência pode, em parte, permanecer na empresa na forma desses modelos de documentos automatizados, ajudando assim a preencher as lacunas de conhecimento que podem ocorrer após sua saída.
A Automação de Documentos permite que você crie documentos PDF ou Word usando dados da sua conta Gerenciar. Isso permite que você crie formulários e documentos padrão de maneira rápida e fácil, como Cartas de Compromisso e Contratos de Retenção, tudo em um só lugar.
Existem muitas outras ferramentas de automação de documentos para escritórios de advocacia que fornecem documentos modelo para tornar a configuração mais rápida. Alguns exemplos incluem WealthCounsel, Lawyaw e LawCloud.
Para aqueles que não querem mexer diretamente com a questão da automação ou não conseguem se dar bem com o assunto, a solução é partir em busca de uma prestadora de serviço que possa fornecer todos os recursos necessários para otimizar os processos legais de sua empresa. Uma das mais procuradas do mercado é a Loy Legal, que oferece itens essenciais para o processo de automação que vão desde peticionamento eletrônico e descoberta de processos a intimações eletrônicas e andamento processual.
Pioneira na área de automações, a Loy Legal utiliza o certificado A1 para peticionamentos eletrônicos, salvo em nuvem, criptografado, além de gerar uma contra senha, sendo esta, específica apenas para protocolar, garantindo assim maior segurança para o dono do Certificado.
Seus processos evitam passar por monitoramento desnecessário com o uso de um bot que faz a leitura de todos os andamentos e dados do processo, entendendo se aquele processo está de fato baixado, reconhecendo até mesmo se foi baixado, reaberto e baixado novamente, evitando erros de apontar equivocadamente processos não baixados.
Os serviços da Loy Legal já estão disponíveis no Brasil para advogados, escritórios, departamentos jurídicos, plataformas parceiras, consultorias jurídicas e clientes de parceiros com interesse em atualizar a base efetivamente ativa do escritório.
Autor:
Neto Angel
Uma boa e ruim notícia ao memso tempo. A automação facilita muito, mas tira o emprego de muitos também.