Descubra como o Programa 5S é na prática, quais as vantagens para o seu negócio e as principais dificuldades para a sua implementação.
O Programa 5s é uma técnica de gestão criada no Japão muito conhecida para melhorar a organização dos espaços para manter a fluidez das tarefas. Podendo ser utilizada tanto no mundo corporativo quanto na vida pessoal, ela funciona como um guia com boas práticas para trazer mais eficiência no dia a dia.
Continue a leitura e descubra como essa metodologia funciona, como é possível utilizá-la nas empresas para obter benefícios e quais são os principais desafios da sua implementação.
O que significa cada S do sistema
O Programa 5s é baseado em cinco palavras de origem japonesa que guiam cada etapa do funcionamento da ferramenta para trazer mais eficiência e controle para as empresas.
Seiri (Senso de utilização)
O primeiro “S” diz respeito à necessidade dos objetos no local de trabalho, afinal muitas vezes a equipe acaba acumulando materiais que nem sempre são utilizados no dia a dia.
Nesta etapa, deve-se olhar para os equipamentos, materiais e documentos para avaliar a frequência de uso e se é realmente necessário mantê-los ali.
Desta maneira você aumenta a concentração e produtividade da equipe, pois retira tudo que pode causar distração e ainda otimiza o ambiente.
Seiton (Senso de ordenação)
Agora que os itens já foram separados, é hora de organizar o local de trabalho, a ideia é deixar “a mão” apenas os materiais que são utilizados com mais frequência, guardar o que é usado de forma esporádica e descartar o que não é inútil. Então, é hora de arrumar a mesa, organizar os documentos e pastas do computador.
Vale destacar que o senso de ordenação do Programa 5S deve estar presente também no dia a dia da empresa para evitar que os itens voltem a se acumular.
Seiso (Senso de limpeza)
Além de manter o ambiente organizado é fundamental que ele também fique limpo, assim os colaboradores terão um espaço mais agradável, produtivo e saudável.
Para que essa etapa seja realizada é muito importante despertar o senso de compromisso nos funcionários, assim cada um faça a sua parte para que o local de trabalho fique bem cuidado.
Nesta fase também é feito conserto de equipamentos estragados ou que causem desconforto para os colaboradores, como uma impressora que não está funcionando adequadamente ou uma cadeira que está com problemas no ajuste do assento.
Seiketsu (Senso de padronização)
Para que o Programa 5S se torne de fato uma rotina dentro da empresa foi criada esta etapa. Como o nome indica, o objetivo é padronizar o que já foi feito nas fases anteriores para que elas façam parte da rotina do negócio.
Por isso, são definidas as pessoas que ficarão responsáveis para manter a continuidade da técnica e motivar os demais membros da equipe para cuidar do ambiente de trabalho conforme o que foi feito antes.
Shitsuke (Senso de autodisciplina)
A última etapa está relacionada à disciplina indispensável para prosseguir com a aplicação do Programa 5S e torná-lo parte da cultura da empresa, sem que sejam necessários estímulos dos gestores.
Para chegar a este resultado é importante capacitar os colaboradores para que eles possam praticar as fases anteriores proativamente, pois desta forma ela se tornará parte da empresa e todos poderão colher os frutos de um ambiente de trabalho mais organizado e agradável.
Vantagens do Programa 5S
Executar a metodologia trará diversos benefícios para a sua empresa que ajudarão a atingir excelentes resultados. Conheça agora quais são elas:
Organizar o ambiente de trabalho
A dificuldade de manter o local de trabalho organizado pode provocar muitos problemas como a perda de documentos importantes, desperdício de tempo e até levar a acidentes de trabalho.
Mas colocando o Programa 5S em prática, só haverá espaço para o essencial tornando o ambiente mais agradável e saudável.
Aumentar a produtividade dos colaboradores
Este com certeza é uma das maiores vantagens do 5S para as empresas, pois com a sua aplicação os funcionários ficam mais focados nas suas atividades sem perder tempo à procura de documentos ou instrumentos de trabalho, por exemplo.
Além disso, como está tudo limpo e organizado, o local de trabalho passa a ser um ambiente propício para a produtividade e favorável a construção de ideias já que os colaboradores não precisam se preocupar tanto com o que não é essencial.
Reduzir os custos
A falta de organização pode levar ao desperdício e acúmulo, o que por sua vez, gera despesas desnecessárias. Quando o Programa 5S é aplicado, os gestores conseguem identificar o que é realmente fundamental para a empresa, reduzindo os custos.
A metodologia também possibilita um melhor gerenciamento do tempo e do espaço físico utilizado pelos colaboradores, otimizando ainda mais o uso dos recursos disponíveis.
Melhorar na qualidade de produtos e serviços
Além de contribuir para o bem-estar dos colaboradores, o Programa 5S também pode aprimorar as mercadorias da empresa, pois com a padronização é possível evitar erros e manter a consistência na entrega dos produtos e serviços do negócio.
Facilidade de implementação
Como já comentamos, essa técnica pode ser utilizada em qualquer tipo de empresa, em órgãos públicos e até na sua vida pessoal, melhorando relacionamentos e também a maneira de lidar com a rotina diária.
Outro motivo que facilita a aplicação do Programa 5S é que são necessários poucos recursos para colocá-lo em prática, de fato, o que mais faz a maior diferença para que ele seja um sucesso, é o compromisso das pessoas.
Favorece a aplicação de outras metodologias
Ao implementar a metodologia cria-se um ambiente favorável para a utilização de outras ferramentas como o 5W2H, o Kaizen e o Diagrama de Ishikawa.
Desafios que podem surgir na implementação do Programa 5S
Durante as mudanças dos processos em um negócio é natural que surjam dificuldades. Pensando nisso, trouxe alguns eventuais desafios que podem aparecer durante a aplicação da metodologia para você se preparar.
Manter o engajamento da equipe
Como já pontuamos, um dos fatores essenciais para que o Programa 5S atinja os resultados é o compromisso da equipe. Então times com uma rotatividade alta e com dificuldades de engajamento podem comprometer bastante o sucesso da implementação.
Falta de compreensão dos conceitos
Quando cada etapa não é compreendida, será mais difícil alcançar os resultados esperados. Por exemplo: confundir o Seiso com uma simples limpeza. Por isso, pesquisar as melhores formas de apresentar e treinar a equipe é essencial para a implementação e manutenção do Programa 5S.
Resistência às mudanças
A aversão às mudanças é algo natural nos seres humanos e pode dificultar a implementação do Programa 5S. Uma maneira de minimizar este aspecto é deixar claro os benefícios que os colaboradores terão com a aplicação da técnica. Também começar de forma lenta, sem grandes transformações, pode diminuir os conflitos.
Ausência da promoção contínua do Programa 5S
Muitas vezes as empresas limitam o uso da técnica a apenas um período, no começo do ano e no final, geralmente. Porém para chegar ao nível de excelência com o 5S é importante garantir a continuidade do programa e a perseverança do novo modelo de atuação.
Agora que você já conhece o Programa 5S, as suas vantagens e desafios, está disposto a aplicá-lo no seu negócio?
Bom trabalho e grande abraço.
Prof. Adm. Rafael José Pôncio
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O programa 5S quando bem aplicado é excelente, pena que, nas empresas que tive experiência, não funciona como deveria, mesmo tendo constantes cobranças..
Caro Henrique, antes de implantar o 5S, a organização deve ter uma cultura educacional. Eu entendo a tua indignação por ver que se aplicado corretamente funciona, pois, funciona tão bem que os resultados são significativos para todos.