Novas regras estipulam mudança na emissão de notas de serviços pelos MEIs
A partir do dia 1º de setembro, haverá mudanças na emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) para quem é Microempreendedor Individual (MEI).
O dono desse tipo de empresa só poderá gerar o documento por meio do Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ou pelo aplicativo de celular NFSe Mobile – ou seja, não será mais possível emiti-la nos sistemas municipais.
O objetivo é criar um padrão nacional para a nota fiscal de serviço, fazendo com que ela seja aceita em todo o país, além de promover maior controle fiscal e combater a sonegação de impostos.
Em relação à situação em que o MEI é obrigado a emitir a nota fiscal, não há mudanças: a obrigatoriedade acontece apenas quando o serviço for prestado para outra empresa. Se o negócio for fechado com uma pessoa física, o MEI não precisa gerar o documento.
Mesmo que a mudança ainda não esteja em vigor, os microempreendedores são incentivados a emitir a nota fiscal seguindo o padrão nacional para a comprovação de vendas e prestação de serviços, controle financeiro e declaração anual de imposto de renda.
A falta de emissão pode resultar em sonegação – mesmo que involuntária –, multas com valores de 10% a 100% sobre o valor da nota, perda de garantias e dificuldade para obtenção de crédito.
O MEI pode escolher o tipo de NF de acordo com suas preferências e condições de trabalho.
- Nota Fiscal Avulsa (NFA) e Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e): documento emitido individualmente, geralmente utilizado por quem não realiza operações regularmente. Não está disponível em todos os estados;
- Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): documento fiscal que registra a venda de produtos. É vinculada ao Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS) e à Secretaria da Fazenda de cada estado;
- Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): documento fiscal que registra a prestação de serviços, cuja emissão depende das regras de cada município. Já existe um sistema de padronização (NFS-e Nacional), mas a adesão ainda é voluntária e se tornará obrigatória a partir de setembro;
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): registro da venda direta ao consumidor final. Muito usada no varejo, veio para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2;
- Nota Fiscal de Importação: destinada a empreendedores que trabalham com produtos importados. A emissão é feita pelo comprador, não pelo vendedor.
Veja como fazer a emissão de qualquer tipo de nota fiscal pelo sistema do MEI.
Credenciamento na Secretaria da Fazenda
O credenciamento funciona de maneiras diferentes, dependendo de cada estado. Em algumas regiões, é possível fazer o cadastro pela internet. Em outros, é necessário comparecer presencialmente em alguma unidade da Secretaria da Fazenda.
Após o credenciamento, o empreendedor deve obter o certificado digital em Autoridades Certificadoras (ACs) parceiras da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), que é o sistema nacional de certificação digital.
O documento funciona como uma espécie de assinatura e serve como autenticação na emissão de notas fiscais eletrônicas.
Para conseguir qualquer tipo de nota fiscal, é preciso usar uma plataforma que gere esses documentos. As ferramentas são ligadas aos sistemas do governo para otimizar a comunicação entre os órgãos oficiais e os empreendedores.
Para emissão de NFS-e, as prefeituras dos municípios costumam disponibilizar essas ferramentas, mas também é possível usar o Portal Nacional de Emissão de NFS-e..
Já em relação a outros tipos de notas fiscais, é preciso verificar se o estado oferece um sistema emissor. Em caso negativo, pode-se utilizar a plataforma do Sebrae ou outros softwares que ofereçam essa opção, como as plataformas de gestão financeira (ERPs).
Preenchimento da nota
Por fim, basta entrar no sistema emissor e preencher a nota fiscal com dados do contratante ou cliente e valor do produto ou serviço. O MEI também pode incluir informações complementares, se necessário.
Em casos de erros de informação/digitação ou desistência do negócio, a NF pode ser cancelada dentro de 24 horas, função que passa a estar disponível em todos os estados com a nova regra. Após esse prazo, uma multa correspondente a 1,5% do total da transação é aplicada.
O cancelamento é feito sob algumas condições:
- O Fisco deve gerar o protocolo “Autorização de Uso”;
- A validade da suspensão da NF só acontece antes da saída da mercadoria;
- O destinatário não pode ter feito a Ciência da Emissão, etapa anterior ao download da NF-e, já que isto configura conhecimento do envio do documento fiscal. Nesses casos, a solução é realizar a devolução da nota para que a transação seja anulada (procedimento também autorizado pelo Fisco)
A resolução que estabeleceu a a padronização nacional da NFS-e também definiu um sistema unificado para que os empreendedores possam gerar notas, tanto pelo computador quanto pelo celular.
Disponível apenas para pessoas físicas com inscrição nas cidades que permitem sua utilização e para notas de prestação de serviço, o aplicativo NFS-e Mobile (Android e IOS) faz a emissão de notas direto no celular.
É necessário já ter efetuado o cadastro no Portal Web, cuja senha cadastrada deve ser a mesma do app.
Veja o passo a passo:
- Faça login com CPF ou CNPJ e a senha do Portal Web;
- Clique na opção “Emitir NFS-e”;
- Insira o CPF ou CNPJ do cliente;
- Selecione o serviço realizado;
- Adicione o valor;
- Clique em “Emitir NFS-e”;
- Confira se uma notificação de confirmação da emissão aparece na tela;
- Faça o download e/ou envie a nota para o cliente.
Para poder emitir notas fiscais e garantir os benefícios previdenciários, é fundamental que o MEI efetue os pagamentos mensais.
As guias DAS-MEI são obtidas no Portal do Empreendedor e pagas via débito automático, on-line (é preciso ter conta no Banco do Brasil), PIX (QR Code ou chave aleatória) ou boleto bancário.
Os valores de 2023 variam de R$ 66,10 a R$ 77,10, com exceção do MEI caminhoneiro, que paga R$ 162,24 por mês.
Autora:
Mariana Monteiro
