Qual é o Propósito de Um Brainstorming? Qual a Grande Vantagem do Diagrama de Causas e Efeitos? Em Que Consiste a Ferramenta de Estratificação? Quando Usar a Ferramenta do Fluxograma?
A partir de 1950, as ferramentas utilizadas nos processos de gestão foram sendo estruturadas com base em conceitos e práticas existentes. O PDCA é um modelo cujo objetivo é a manutenção e a melhoria dos processos e, em cada uma das etapas, são utilizadas diversas ferramentas.
Entre os especialistas surgiram classificações sobre a forma de agrupar e utilizar algumas dessas ferramentas como o controle e planejamento. Outras, utilizadas com menos frequência ou a determinados contextos, fazem parte do acervo característico, mas não recebem classificações específicas.
Sendo assim, veremos abaixo as nove (9) ferramentas mais comuns com descrições e alguns exemplos ilustrativos.
- Brainstorming: É um processo grupal em que os indivíduos emitem ideias de forma livre, sem críticas e no menor espaço de tempo possível. Tais grupos devem ter entre 5 e 12 pessoas e é recomendável que a participação seja voluntária, com regras claras e prazo determinado. Devem-se utilizar facilitadores treinados para lidar com grupos.
O propósito de um brainstorming é lançar, detalhando ideias com certo enfoque em atmosfera sem inibições e buscando-se a diversidade de opiniões a partir de um processo de criatividade grupal. Pode-se dizer que existem três (3) fases no brainstorming:
- Clareza e objetividade na apresentação do assunto, problema ou situação.
- Geração e documentação das ideias.
- Análise e seleção.
2) Cartas de Controle: É um tipo de gráfico que serve para acompanhar a variabilidade de um processo, identificando suas causas comuns e especiais. As comuns estão relacionadas ao funcionamento do próprio sistema (como projeto ou equipamentos) e as especiais refletem ocorrências fora dos limites de controle, como falha humana, queda de energia ou matéria-prima em não-conformidade.
Para a construção da “carta de controle” deve-se calcular estatisticamente o limite superior de controle (LSC), o limite inferior de controle (LIC) e a média (M) de um processo. Os dados do processo caracterizarão – na maior parte das vezes – que o mesmo está estatisticamente sob controle (estável) e que as flutuações são consistentes e inerentes ao processo.
Por outro lado, dados fora desses limites caracterizam ocorrências indesejáveis (causas especiais), merecendo análise pormenorizada. De modo geral, causas comuns devem ser tratadas via ação gerencial, enquanto as especiais devem ser tratadas pelos próprios operadores.
3) Diagrama de Causa e Efeito: Também conhecido como “diagrama espinha de peixe”, trata-se de uma ferramenta de representação das possíveis causas que levam a um determinado efeito. As causas são agrupadas por categorias e semelhanças previamente estabelecidas, ou percebidas durante o processo de classificação.
A grande vantagem é que se pode atuar de modo mais específico e direcionado no detalhamento das possíveis causas. As etapas de elaboração do Diagrama de Causa e Efeito são as seguintes:
- Discussão do assunto a ser analisado pelo grupo, contemplando seu processo; ou seja, como ocorre, onde ocorre, áreas envolvidas e escopo.
- Levantamento das possíveis causas e seu agrupamento por categorias no diagrama.
- Análise do diagrama elaborado e coleta de dados para determinar a frequência de ocorrência das diferentes causas.
4) Diagrama de Dispersão: Ajuda a visualizar a alteração sofrida por uma variável quando outra se modifica. Um bom exemplo é o impacto do incremento de fertilizantes sobre a produtividade da agricultura – quantidade colhida por hectare plantado. À medida que se aumentava a quantidade de fertilizantes, aumentava o nível de produtividade.
Observe que o diagrama serve apenas para mostrar a intensidade da relação entre as variáveis selecionadas, o que não garante que uma variável seja causa da outra; ou melhor, não garante a relação causa-efeito.
5) Estratificação: Consiste no desdobramento de dados a partir do levantamento ocorrido em categorias, grupos ou estratos a fim de demonstrar sua composição. O objetivo é auxiliar na análise e pesquisa para o desenvolvimento de oportunidades de melhoria, na medida em que possibilita a visualização da composição real dos dados por seus estratos.
Por exemplo: _ pode-se imaginar como informação o número de acidentes numa indústria. Essa informação não ajuda a compreender o problema. Porém, quando o total de ocorrência é estratificado por departamento, turno, dia, semana, tipo ou categoria, fornece valiosas informações sobre onde ocorre o problema para que seja tratado de forma sistemática.
6) Fluxograma: É uma representação gráfica que permite a fácil visualização de todos os passos de um determinado processo. Apresenta a sequência lógica de atividades e decisões, de modo a se obter uma visão integrada do fluxo de um processo técnico, administrativo ou gerencial que permite a realização de análise para detectar falhas e oportunidades de melhorias.
O Fluxograma utiliza símbolos padronizados que facilitam a representação dos processos.
7) Folha de Verificação: É uma ferramenta usada para quantificar a frequência com que certos eventos ocorrem, em um certo período de tempo. Pode ser analisada horizontalmente – como ocorre normalmente – e também verticalmente, quando se deseja analisar o impacto do período de tempo considerado.
No entanto, não considera pesos ou níveis de importância relativa entre os eventos, o que pode ser fundamental para uma análise mais apurada.
8) Gráfico de Pareto: É um gráfico de barras construído a partir de um processo de coleta de dados (folha de verificação) e pode ser utilizado que se deseja priorizar problemas ou causas relativas a um determinado assunto.
A ideia surgiu de Valfrido Pareto – economista italiano do século XIX – que foi desenvolvido baseado no estudo sobre desigualdade na distribuição de riquezas, cuja conclusão era de que 20% da população (pouco e vitais) detinha 80% da riqueza, enquanto o restante da população (muitos e triviais) detinha apenas 20% – essa relação é conhecida como a “regra dos 80/20”.
9) Histograma: É um gráfico de barras que mostra a distribuição de dados por categorias e, enquanto os gráficos de controle mostram o comportamento de uma varável ao longo do tempo, o Histograma fornece uma fotografia da variável em um determinado instante.
Ou seja, o Histograma representa uma distribuição de frequência. As frequências são agrupadas estatisticamente na forma de classes, nas quais se observa a tendência dos valores e sua variabilidade.
10) Outras Ferramentas de Gerenciamento da Qualidade:
- Análise do Campo de Forças
- Diagrama de Afinidade
- Matriz de Priorização
- Diagrama de Flechas
- Diagrama de Árvore
- Diagrama de Matriz
- Análise PDPC
- Matriz GUT
- 5W2H
